Gestion restaurant : le guide complet pour apprendre à gérer un restaurant !

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Gestion restaurant  : l’industrie de la restauration est dynamique et rapide. Il faut beaucoup de patience, de polyvalence et de réactivité pour réussir dans une industrie où beaucoup d’autres échouent.

En raison des nombreuses pièces mobiles impliquées dans l’exploitation quotidienne d’un restaurant, la gestion efficace est rarement facile.

Si vous voulez apprendre à gérer un restaurant aussi facilement et efficacement que possible, voici ce que vous devez savoir pour impressionner l’industrie de l’alimentation et des boissons.


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VOIR PLUS : Etes-vous fait pour être restaurateur ? 6 qualités pour ouvrir un restaurant !

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1. Gestion restaurant : responsabilités de gestion

On s’attend souvent à ce que les propriétaires et les gérants de restaurants s’occupent d’un peu de tout, qu’il s’agisse d’aider sur le gril ou d’accueillir les clients à la porte d’entrée.

Pour que les choses se déroulent sans heurt, même dans la hauteur d’un service de table trépidant, vous devrez maîtriser un large éventail de responsabilités :

  • Une connaissance approfondie du menu, y compris la capacité de décrire les plats avec précision et de faire des recommandations en fonction des préférences du client.
  • La capacité d’expédier de la nourriture sur la ligne pour aider dans les périodes de grande affluence.
  • La préparation et l’entretien général de la cuisine.
  • Le maintien des normes de sécurité alimentaire.
  • Les finances du restaurant, y compris le paiement des factures, la paie, l’inventaire et la budgétisation.
  • Les compétences en matière de service à la clientèle et stratégies de fidélisation de la clientèle.
  • Le marketing et la publicité, y compris la création de promotions, la planification des ventes et l’exécution de programmes de fidélisation.
  • La gestion des employés, y compris les horaires, les plans d’étage et l’assignation des tables, les rotations et la résolution des conflits.
  • Les services de RH, comme les entrevues, l’embauche, l’intégration et la formation.
  • La mise en place de logiciels et d’outils de gestion

Un bon gestionnaire a les mains dans toutes les parties du restaurant ou du bar et du grill, s’assurant ainsi que même les coins de travail les plus occupés fonctionnent comme une machine bien huilée.

En gardant cela à l’esprit, il est important de comprendre que certaines fonctions de gestion sont plus importantes que d’autres. Ce sont les principes que vous devez connaître pour garantir le succès d’une entreprise.

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2. Gestion restaurant : gérer efficacement les finances d’un restaurant

Les finances d’un restaurant peuvent être un défi pour la stabilité, surtout lorsque vous équilibrez les flux de revenus avec les frais généraux élevés et les coûts fluctuants des aliments qui sont si courants dans l’industrie de la restauration.

Avec une marge bénéficiaire comparativement faible par rapport à d’autres industries – les restaurants occasionnels dont les prix par chèque se situent entre 15 € et 25 € par personne ont une marge moyenne de 3,5 % – faire des choix judicieux peut faire la différence entre rester à flot et faire faillite.

Un budget est un élément crucial de toute entreprise, mais dans un restaurant, il n’y a pas beaucoup de place pour l’erreur. Cela signifie qu’il est important de garder votre pouce sur le pouls de votre opération sur une base quotidienne.

Avec tant de facteurs contributifs comme les coûts de la main-d’œuvre, de la masse salariale, de la nourriture et les niveaux d’inventaire, un budget strict et un plan de marche pour les bons et les mauvais jours est essentiel.

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3. Gestion restaurant : revues quotidiennes de l’entreprise

Comprendre comment le bien-être de votre entreprise évolue au quotidien n’est pas essentiel pour toutes les entreprises, mais les restaurants s’appuient sur ce genre de petits détails.

Même les plus petits facteurs, comme le nombre de portions vendues d’une entrée particulière, peuvent faire une différence. Cela peut tout influencer, des menus futurs jusqu’aux commandes de la semaine suivante.

Une revue quotidienne de l’entreprise communique tous ces détails essentiels, offrant une vue d’ensemble de ce qui se passe chaque jour.

Générés par la plupart des systèmes de point de vente (POS) modernes, ces rapports permettent une analyse approfondie des achats d’aliments, des tendances des ventes, des dépenses salariales et du nombre de clients, vous donnant tous les outils dont vous avez besoin pour planifier à l’avance et réduire le recul prévu.

Cette pratique peut dicter l’ordonnancement, la planification des menus, les promotions et plus encore, vous aidant à gérer vos affaires tout en maintenant les coûts à un bas niveau.

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4. Gestion restaurant : focus sur les flux de trésorerie

Suivre l’argent que vous gagnez et dépensez pour la nourriture est une partie de l’équation, mais il y a beaucoup plus de dépenses qui peuvent ronger votre profit, limiter votre flux de trésorerie et augmenter votre instabilité.

En plus des pourboires sur les cartes de crédit et des salaires versés aux employés, vous devrez aussi tenir compte des frais généraux comme le loyer, les services publics et les achats de fournitures.

Bien qu’une marge de crédit ou une avance de fonds puisse vous aider de temps à autre, vous aurez besoin d’une idée de la somme d’argent dont vous disposez pour faire face à ces obligations.

Un état des flux de trésorerie peut sembler un peu écrasant, mais comprendre des termes tels que flux de trésorerie disponible, flux de trésorerie d’exploitation et bénéfice net peut vous aider à voir où en est votre restaurant et vous préparer pour l’avenir lorsque les temps sont difficiles.

VOIR PLUS : 10 raisons qui expliquent la faillite d’un restaurant !

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5. Gestion restaurant : gestion d’un menu

Votre menu est essentiellement la marque extérieure de votre restaurant.

Vous pouvez vous le nommer comme vous le voulez et créer une identité qui illustre n’importe quel concept, mais si votre menu ne peut pas impressionner vos clients et préserver un profit, vos clients ne reviendront pas.

Le processus de planification des menus comporte deux parties distinctes : le prix et le contenu.

a- Contenu du menu

La nourriture est au cœur de chaque restaurant, et un menu varié et délicieux qui attire les convives tout en maintenant la rentabilité est essentiel à votre succès global.

En déterminant le genre de choses qui devraient figurer sur votre menu, considérez d’abord les catégories de base que l’on trouve dans les restaurants de toutes les formes et de toutes les tailles :

  • Apéritifs.
  • Salades et plats végétariens.
  • Poisson.
  • Poulet.
  • Viande rouge.
  • Pâtes et céréales.
  • Fromages.
  • Desserts.
  • Boissons.

Un menu bien équilibré comporte souvent quelques sélections de toutes ou de la plupart de ces catégories.

La façon dont vous choisirez cette approche dépend du type de restaurant que vous dirigez – un bistro italien, par exemple, nécessitera un menu différent de celui d’un fast-food occasionnel – mais un produit final solide et flexible devrait être votre objectif premier.

Un menu attrayant a souvent un petit quelque chose pour chacun de vos clients, y compris des choix plus légers, des options végétariennes, des plats de viande et un éventail de petites assiettes.

En cas de doute, errez du côté de la simplicité. Un vaste menu de plats compliqués est susceptible d’exiger des coûts d’inventaire plus élevés et plus de place pour l’erreur qu’un menu qui s’en tient à l’essentiel.

Il est également important de s’en tenir à un thème avec votre nourriture et de le maîtriser.

Si vous voulez diriger un restaurant de hamburgers, concentrez-vous sur la maîtrise de vos hamburgers, n’essayez pas de vendre aussi des pâtes et des sushis.

Ce sera trop difficile à exécuter correctement et c’est déroutant pour les clients. En maîtrisant un style de nourriture, vous développez une identité et construisez une marque, ce qui est une part importante de la gestion d’un restaurant à succès.

b- Prix du menu

Le prix de votre menu dépend de quelques facteurs clés, notamment :

  • Les caractéristiques déterminantes de votre restaurant.
  • Le type de nourriture que vous servez.
  • Le coût des aliments.
  • L’expérience gastronomique, comme un repas rapide et décontracté par opposition à un repas raffiné.
  • Le prix des concurrents et moyennes régionales.
  • Les coûts d’exploitation de votre restaurant, comme la masse salariale et les frais généraux.

Méfiez-vous des prix trop élevés pour simplement couvrir les coûts : si vos dépenses dépassent ce qui est raisonnable dans votre région et que vous attendez de gros chèques pour la couverture des coûts seulement, il est peu probable que les clients soient satisfaits ou dépensent de l’argent avec vous.

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6. Gestion restaurant : embauche de personnel

L’une de vos plus grandes responsabilités en tant que gestionnaire sera probablement d’embaucher du personnel. Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer :

a- Investissez du temps à l’avance

Il y a beaucoup de roulement de personnel dans l’industrie de la restauration, de sorte qu’un processus d’embauche et d’entrevue approfondi peut être un outil clé pour vous assurer de former une équipe de personnel hautement performant.

Au minimum, vous devriez vérifier les références personnelles et professionnelles, et vous pourriez même vérifier les antécédents si vous le jugez nécessaire.

b- Rédigez des descriptions de travail détaillées

Ne faites pas deviner aux nouveaux membres potentiels du personnel les responsabilités de l’emploi ; dites-leur les compétences dont ils ont besoin et vos attentes. Cela aidera à éliminer les candidats qui n’ont pas l’expérience ou les qualifications que vous désirez.

c- Envisager l’embauche à contrat

La façon dont un cuisinier ou une serveuse se comporte pendant un petit service de midi de semaine peut être très différente de celle dont il ou elle s’occupe d’un service de dîner de fin de semaine, alors songez à faire un essai avant qu’une offre officielle ne soit faite.

Le travail au restaurant peut être très stressant et peut être payant à long terme, si vous savez que vos nouveaux employés ont ce qu’il faut pour garder leur sang-froid sous pression.


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VOIR PLUS : Le design de votre restaurant : tout ce que vous devez savoir !

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7. Gestion restaurant : supervision du personnel

La gestion des employés peut être une tâche extraordinairement difficile. Avec un tel éventail de personnes ayant des antécédents et des niveaux d’éducation différents, il est plus facile de vouloir garder tout le monde organisé et concentré sur le même objectif que de le faire.

Ajoutez à cela la nature souvent mouvementée d’un gros service du vendredi soir au souper et le fait de jouer les arbitres pour les membres du personnel qui se chamaillent, et tout cela peut rapidement occuper tout votre temps.

Cependant, il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi. Il y a beaucoup de pratiques de gestion que vous pouvez utiliser pour unir votre équipe et vous assurer que le travail soit terminé à temps, même les nuits les plus occupées. Jetons un coup d’œil à quelques-unes d’entre elles.

a- Faciliter le travail d’équipe

Les managers intelligents ne permettent pas aux membres de leur équipe de voler en solo. Au lieu de cela, ils encouragent un effort de collaboration. Si un poste sur la ligne est très demandé alors qu’un autre est vide, des cuisiniers formés à plusieurs niveaux peuvent travailler ensemble lorsque les temps sont durs.

Formez les serveurs sur la ligne de l’expo et sur les meilleures pratiques de gestion de la nourriture afin que lorsqu’une section est dans les mauvaises herbes, d’autres serveurs puissent prendre le relais.

Lorsque tout le monde sait que le travail d’équipe est la meilleure solution, votre équipe est plus susceptible de faire sa part.

VOIR PLUS : Comment aménager son restaurant ? 10 étapes à suivre !

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b- Modèle de comportement de qualité

La gestion d’un restaurant n’est pas un travail de type “faire ce que je dis, pas ce que je fais”. Dans un établissement achalandé avec un flux d’obligations presque sans fin, un petit effort de votre part en tant que gestionnaire peut permettre d’aller loin.

Un bon leader délègue et participe plutôt que de donner des ordres.

Si vous allez donner à votre équipe des règles à suivre, comme des pauses cigarette restreintes pendant les heures de pointe du souper, un code vestimentaire ou une politique sur les téléphones cellulaires, vous devez aussi faire de votre mieux pour respecter les règles.

Faire autrement peut engendrer de l’animosité d’une manière qui compromet la performance et nourrit l’insubordination.

c- Soyez juste

Dans une entreprise où le salaire des employés dépend souvent des affectations, comme les sections de table ou les stations sur la ligne, il peut être tentant de jouer les favoris, au moins de temps en temps.

Bien qu’il ne fait aucun doute que les bons employés doivent être récompensés, un restaurant bien géré fonctionne de façon équitable en tout temps.

Les bons gestionnaires ne favorisent pas les employés qui ne méritent pas de responsabilités supplémentaires et évitent d’essayer de faire partie du groupe.

Au lieu de cela, maintenez l’autorité et assurez-vous que chacun obtient son tour dans les rotations les plus désirables – à condition que ses compétences soient à la hauteur.

VOIR PLUS : Budget pour ouvrir un restaurant : tout savoir avant de se lancer !

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d- Autres considérations relatives à la gestion du personnel

S’assurer que vos employés travaillent bien ensemble et maintiennent une mentalité d’équipe en premier n’est qu’une partie de la gestion d’équipe.

D’autres responsabilités qui vous incombent en tant que gestionnaire sont de veiller à ce que votre équipe adhère aux nombreux règlements sur les services alimentaires et de fournir des occasions de formation pour aider votre équipe à acquérir de nouvelles compétences, afin qu’elle puisse se développer professionnellement. Jetons un coup d’œil à chacune d’entre elles.

e- Offrir une formation continue

Si vous voulez que votre équipe soit performante et ait un réel investissement pour faire de votre restaurant un succès, alors vous devez investir en elle aussi. La meilleure façon d’y parvenir est d’offrir des possibilités de formation.

Il peut s’agir de programmes de formation en cours d’emploi ou de cours plus formels qui se déroulent dans une salle de classe ou dans une institution comme une école culinaire.

Ou encore des formations en ligne comme sur Byconcept. Ce qu’il faut retenir, c’est que ces occasions sont des moyens pour votre personnel de grandir professionnellement et d’avancer au sein de votre organisation.

En donnant à vos employés l’occasion d’acquérir de nouvelles compétences et d’accéder à des postes de direction au sein de votre restaurant, vous réduisez le roulement de personnel et rendez vos employés plus heureux.

VOIR PLUS : Comment gérer un restaurant ?

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8. Gestion restaurant : maintenir les normes de salubrité des aliments

En supposant que votre équipement est en ordre (nous en discuterons plus en détail ci-dessous), l’un des plus grands domaines sur lesquels vous devez vous concentrer en tant que gestionnaire est de vous assurer que votre équipe respecte les normes de salubrité des aliments.

Chaque état et certaines villes ont leur propre réglementation spécifique, vous devrez donc vous renseigner auprès de votre autorité réglementaire locale pour comprendre vos obligations.

Il y aura probablement des exigences spécifiques pour l’entreposage et la préparation des aliments que vos employés devront suivre, ou ils risqueront des amendes et des fermetures s’ils ne le font pas.

Selon leur rôle, certains employés peuvent aussi avoir besoin d’être des manipulateurs d’aliments certifiés.

Cela dit, la plus grande leçon que nous voulons vous donner est que le succès en matière de salubrité des aliments est en grande partie le produit de la capacité de votre équipe à maintenir la discipline.

Les inspections sanitaires surprises signifient que vous devez toujours être sur vos orteils pour vous assurer que votre restaurant est propre et que les aliments sont entreposés, préparés et servis selon les normes dictées par les autorités locales.

Il est facile de se détendre quand on est épuisé après la fermeture des bureaux un samedi soir, mais c’est exactement le moment où il faut tenir la ligne.

VOIR PLUS : Comment attirer les clients dans un restaurant sans trop devoir investir ?

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9. Gestion restaurant : planification de l’inventaire et des fournitures

Si vous avez déjà été dans un restaurant qui n’avait plus votre plat préféré ou qui manquait de ketchup, vous savez à quel point cela peut être frustrant.

En tant que gérant, c’est votre travail de veiller à ce que votre restaurant soit entièrement approvisionné, de la verrerie aux condiments, et en tout temps.

a- Détermination des besoins en matière d’inventaire

Déterminer les types de fournitures dont votre restaurant a besoin peut prendre beaucoup de temps, mais plus vous ferez un travail de longue haleine au début, moins vous aurez à faire au fur et à mesure que votre entreprise prendra son expansion.

Avant d’ouvrir vos portes, vous devez planifier exactement ce que vous devez acheter et comment vous prévoyez l’acheter. Bien qu’il n’y ait pas de bonne ou de mauvaise façon d’aborder ce processus, il est fortement suggéré de dresser une liste de tous les résultats possibles.

Par exemple, la grande majorité des restaurants en auront besoin :

  • Fournitures de cuisine et appareils électroménagers.
  • Outils de cuisson.
  • Comptoirs et espaces de préparation.
  • Vaisselle, verres et argenterie.
  • Meubles pour l’avant et l’arrière de la maison.
  • Produits de papier.
  • Produits de nettoyage.
  • Articles de décoration.
  • Fournitures de bar.
  • Un système de point de vente de haute qualité.

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b- Trouver des fournisseurs

Quand vient le temps de commander, vous devez trouver un nom en qui vous pouvez avoir confiance. Les options sont disponibles par le biais d’une multitude de ressources de l’industrie, y compris :

  • Des Associations de restaurateurs.
  • Les publications commerciales
  • Bases de données en ligne
  • Le bouche à oreille des pairs de la région.

Bien qu’il y ait certains risques, les restaurateurs qui disposent d’un budget se tournent souvent vers des articles d’occasion, surtout lorsqu’ils achètent des appareils coûteux.

Il est important de faire preuve d’une retenue raisonnable avant d’aller de l’avant avec une source non vérifiée. Tous les équipements, par exemple, doivent être certifiés NSF afin d’être placés dans un restaurant et de passer les inspections du service de santé local.

VOIR PLUS : Votre guide pour trouver les bons fournisseurs 

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10. Gestion restaurant : planification d’une stratégie

Après l’achat de l’inventaire initial, vous devrez planifier à l’avance. Les aliments, les denrées périssables et les produits en papier, ne durent qu’un temps.

Par conséquent, vous devrez créer un calendrier de gestion des stocks et de livraison des fournisseurs pour vous assurer que tous les éléments du menu et autres incontournables sont toujours à portée de main.

La façon dont vous gérez ce processus varie grandement, mais peut inclure des facteurs tels que les délais de livraison de la compagnie de livraison, le roulement moyen des stocks et l’argent en main.

Assurez-vous de prendre le temps de faire le suivi physique de l’inventaire au moins deux fois par semaine pour minimiser le gaspillage, maximiser l’efficacité et réduire le risque de vol.

Une fois que vous avez cloué ces choses, vous pouvez créer un modèle d’inventaire et d’autres listes de contrôle pour aider à rationaliser le processus à l’avenir.

VOIR PLUS : Stratégie de prix : le guide complet pour définir son menu !

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11. Gestion restaurant : marketing et promotion des restaurants

Un restaurant bien-aimé avec une ambiance agréable et une nourriture savoureuse est un bon début, mais pour attirer l’attention et la garder, vous devrez vous mettre sur le marché local un peu plus agressivement.

Que vous soyez en affaires depuis un certain temps et que vous souhaitiez accroître votre visibilité, ou que vous soyez tout nouveau et débutant, la bonne approche du marketing et de la publicité sera pertinente, même dans une grande ville avec des centaines d’options.

12. Gestion restaurant : créer un programme de fidélisation

Entièrement intégré à la plupart des plates-formes de point de vente modernes, un programme de fidélisation peut aider à récompenser les clients réguliers et encourager les nouveaux venus à revenir.

13. Gestion restaurant : gardez le local

Les annonces et les coupons dans les publications locales et sur les sites Web de quartier peuvent vous aider à entrer en contact avec votre public le plus précieux : les résidents de votre région qui sont les plus susceptibles de dîner avec vous.

VOIR PLUS : Comment économiser de l’argent en ouvrant un restaurant ?

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14. Gestion restaurant : réseau social

Les médias sociaux peuvent être un merveilleux outil de marketing à petit budget, vous permettant de cibler les messages et les images en fonction de vos données démographiques clés.

De Twitter à Facebook en passant par un profil Instagram, les médias sociaux peuvent garder votre marque, vos images et vos opportunités devant votre public local.

15. Gestion restaurant : Go Mobile

Le marketing mobile est la prochaine grande chose, la création d’un moyen convaincant pour attirer des clients de tous les horizons. Avec une application mobile, vous pouvez partager des coupons, faciliter les réservations et aider vos clients à suivre l’évolution de votre entreprise.

16. Gestion restaurant : mettre l’accent sur l’optimisation pour les moteurs de recherche (SEO)

Une des meilleures façons d’attirer les clients, le SEO est la pratique qui consiste à créer un site Web, une présence en ligne conçue pour se classer hautement dans les moteurs de recherche comme Google.

Avec une approche optimisée du référencement qui met l’accent sur des mots-clés ciblés et des stratégies de recherche locale, vous pouvez vous assurer que votre restaurant se classe sur la première page de Google lorsque les clients potentiels cherchent un endroit où manger.

VOIR PLUS : Le matériel pour ouvrir un restaurant : la checklist compléte !

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17. Gestion restaurant : utilisez des sites comme Yelp ! et TripAdvisor

Lorsque les clients de la région ou même les touristes qui visitent votre région se rendent sur le Web pour lire les critiques sur votre restaurant, qu’est-ce qu’ils voient ? Une page blanche ?

Un feed-back négatif ? Ou des sites pleins de recommandations incandescentes ? Les campagnes d’évaluation Yelp ! peuvent être très utiles, aidant à accroître une présence positive et à encourager la fidélité des clients, le tout d’un seul coup.

18. Gestion restaurant : recueillir les commentaires des clients

Un élément clé du marketing est de comprendre les besoins et la disposition de votre client cible. Vous voulez savoir s’ils ont apprécié leur repas, s’ils ont reçu un service de qualité de la part de votre équipe et s’ils se sont généralement bien amusés dans votre restaurant.

En tant que gestionnaire, le fait de connaître cette information vous permet de répondre à toute préoccupation en temps réel. Vous pouvez également l’appliquer à des projets à plus long terme.

Par exemple, une solution à court terme pour un client insatisfait est d’offrir un remboursement ou un rabais sur une visite future pour le satisfaire.

Une approche à long terme pourrait être de modifier votre menu en fonction des commentaires des clients. Ce genre d’approche vous permet de garder une longueur d’avance sur les problèmes potentiels et de créer le genre d’expérience que vos clients ont hâte d’offrir à leurs amis.

VOIR PLUS : Comment gérer efficacement la cuisine de son restaurant ?

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19. Gestion restaurant : logiciels et outils de gestion

Outre le logiciel de gestion de restaurant dédié, l’un des outils les plus importants de l’arsenal d’un gérant de restaurant est sans aucun doute un système de point de vente.

Cette puissante ressource est conçue pour tout faire, depuis l’enregistrement des commandes jusqu’au suivi des stocks et à la production de rapports quotidiens pour vous tenir au courant de l’évolution de vos opérations.

Diversifiés et multifonctionnels, les derniers systèmes de point de vente peuvent faire un peu de tout, y compris :

  • Le traitement des transactions et la tenue d’un registre.
  • La gestion des programmes de fidélisation et autres besoins en marketing.
  • Le suivi des stocks.
  • La fourniture d’analyses avancées.
  • La gestion des membres du personnel.

En plus d’un point de vente prometteur, il existe d’autres actifs que les entreprises de services alimentaires pourraient vouloir adopter, notamment :

  • Des plates-formes de traitement de la paie pour des paiements rapides, faciles et ponctuels.
  • Des programmes d’ordonnancement qui permettent aux employés de consulter les horaires en ligne, d’échanger des services de travail et de soumettre leurs disponibilités.
  • Des programmes de comptabilité permettant de suivre les revenus et les dépenses pour les rapports mensuels et l’analyse financière.
  • Les outils de commande et de livraison en ligne peuvent vous aider à accroître vos revenus en ajoutant un service de cueillette et de livraison à votre restaurant.

VOIR PLUS : Etes-vous prêt à ouvrir un restaurant ?

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20. Gestion restaurant : tirer le meilleur parti de la gestion

L’exploitation et la gestion d’un restaurant est rarement facile, mais un travail bien fait peut être incroyablement gratifiant.

Même lorsque de petites erreurs se produisent, qu’il s’agisse d’erreurs dans la cuisine ou de retards dans la livraison des aliments, une compréhension approfondie des principes de gestion peut aider à minimiser les dommages et à faire progresser votre entreprise.

Avec les bons outils à vos côtés, comme une stratégie budgétaire efficace, une approche solide de la gestion des employés et un système de point de vente qui peut vous aider à surveiller les revenus et les dépenses sur une base quotidienne, il est possible de transformer n’importe quel concept de restaurant en succès.

VOIR PLUS : Comment définir, analyser et contrôler ses achats pour son restaurant ?

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