Votre organisation ne parvient-elle pas à combler l’écart entre la stratégie et l’exécution ? Heureusement, il existe des stratégies et des outils que vous pouvez utiliser pour vous aider à combler ces lacunes, mais ce n’est pas facile. Et vous n’êtes pas seul dans ce défi.

De nombreux cadres supérieurs reconnaissent que leurs organisations ont souvent du mal à combler le fossé entre la formulation d’une stratégie et sa mise en œuvre quotidienne. La lutte est réelle, les dirigeants interrogés ont indiqué qu’au cours de la dernière année, seulement 60 % de leurs initiatives stratégiques ont atteint leurs objectifs. Comment créer un projet sans lacunes ? Dans un premier temps, examinons les stratégies et les outils que vous pouvez utiliser et voyons comment ils peuvent vous aider à combler cette lacune pour favoriser la réussite de l’exécution des projets. Nous allons ensuite revoir quelques conseils d’experts et de chefs de projets et essayer de les mettre en pratique.


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Qu’est-ce que l’exécution de projet ?

Au cours du cycle de vie du projet, il y a de multiples objectifs et résultats pour chaque phase. Après le lancement du projet et les processus de planification, l’exécution du projet commence. Ram Charan et Larry Bossidy, PDG qui a réussi, définissent l’exécution dans leur livre Executive : La discipline de faire les choses : “L’exécution est un ensemble spécifique de comportements et de techniques que les entreprises doivent maîtriser pour avoir un avantage concurrentiel. C’est une discipline à part entière.»

Créer un projet et l’exécuter dans les règles de l’art est deux choses très différentes. L’exécution du projet est la troisième phase du cycle de vie du projet et l’une des phases les plus importantes du projet. C’est la phase où vous construirez vos livrables et les présenterez à votre client et à vos principales parties prenantes. Il s’agit généralement de la phase la plus longue du cycle de vie d’un projet et, comme on pouvait s’y attendre, la plus exigeante.L’objectif principal de l’exécution du projet est d’achever le travail défini dans le plan de gestion du projet et d’atteindre les objectifs clés du projet. Au cours de cette phase, un chef de projet se concentrera sur ces processus clés :

Les processus suivants consistent à communiquer l’information à tous les principaux intervenants, commanditaires et membres de l’équipe. Que peuvent faire les gestionnaires de programmes et de projets pour aider leurs organisations à combler ces lacunes et à ajouter de la valeur en cours de route ?

Il faudra également combler l’écart d’exécution et pour cela, il y a deux options :

  • Alignement des buts et objectifs du plan stratégique
  • Exécuter, dans le cadre du programme et de l’exécution du projet, des résultats qui répondent à ces objectifs.

Combler cet écart d’exécution, également connu sous le nom d’écart stratégique, est l’un des défis les plus frustrants auxquels font face les chefs d’entreprise qui doivent créer un projet. L’écart d’exécution est un écart perçu entre les stratégies et les attentes d’une entreprise et sa capacité à atteindre ces objectifs et à mettre ses idées en pratique.

VOIR PLUS: 10 conseils pour des projets réussis

6 lacunes d’exécution à surveiller

Au cours des dernières années, de nombreux ouvrages ont été consacrés à la manière de combler les lacunes en matière de stratégie et d’exécution et à la méthodologie de projet. Ces livres suggèrent que les commanditaires sont essentiels pour combler ces lacunes et mettre en œuvre un cadre bien défini. Les organisations qui mettent en œuvre une stratégie exécutive pour transformer des objectifs stratégiques en valeur d’affaires découvriront le ” système plus vaste ” et l’informeront à toutes les parties prenantes à savoir le dirigeant d’entreprise, les cadres intermédiaires, le gestionnaire de projet et l’équipe de projet.

Un autre livre intitulé Filling Execution Gaps de Todd Williams va un peu plus loin en identifiant clairement les ” six lacunes d’exécution ” à combler pour assurer le succès d’un projet reproductible.

Selon le dernier PMI Pulse of the Profession 2017: “Créer un projet est simple, mais l’exécuter n’est pas toujours aisé. Les stratégies à adopter doivent largement être axées sur la formulation et l’exécution de stratégies de transition, mais aussi sur la lutte contre la technologie et la perturbation des activités”. La recherche de Williams identifie six lacunes principales qui empêchent l’exécution réussie d’un projet :

  • Absence de compréhension commune
  • Parrains exécutifs désengagés
  • Désalignement avec les objectifs stratégiques
  • Mauvaise gestion du changement
  • Une gouvernance d’entreprise inefficace
  • Leadership médiocre

Ça ne devrait pas être plus compliqué que ça ? La réalité, c’est que combler chaque écart individuellement n’est pas la solution. Le véritable défi consiste à trouver des solutions, à élaborer des plans d’action et à mettre en œuvre une stratégie pour combler les six lacunes. Selon M. Williams, ce n’est pas de la science infuse, mais comprendre comment chaque lacune affecte vos initiatives de programme est essentiel à la phase la plus critique de votre projet – l’exécution.

Conseils stratégiques pour améliorer l’exécution des projets

Revoyons quelques stratégies pour promouvoir la réussite de l’exécution des projets

  1. Commencez par la fin

Comment créer un projet et bien l’exécuter ? C’est une bonne idée d’envisager l’harmonisation de la stratégie avec votre programme ou vos projets et les résultats finaux prévus.  L’un des grands problèmes que pose le passage du concept à la mise en œuvre est simplement l’absence de buts et d’objectifs clairement définis.

Les cadres qui ne peuvent pas définir ce qu’ils veulent accomplir peuvent difficilement s’attendre à ce que les chefs de projet comprennent leur stratégie et dirigent leurs projets avec un niveau de contribution significative.

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  1. Obtenez l’adhésion de votre équipe

Les cadres supérieurs ont besoin des efforts des autres. Ils doivent être en mesure de communiquer efficacement aux promoteurs, aux gestionnaires de programmes et de projets ce qu’ils veulent faire et, surtout, pourquoi ils veulent le faire. Une communication claire et concise est d’une importance vitale. Un projet bien défini à l’avance aidera à obtenir l’adhésion de votre équipe et des parties prenantes, et préparera le terrain pour votre équipe.

De plus, expliquer la vision qui sous-tend les décisions stratégiques permet à cette équipe de base de mieux comprendre comment ses connaissances et son travail contribueront à l’ensemble. Sans cette compréhension, il leur est facile de se sentir isolés au lieu de se sentir comme des participants engagés dans une entreprise significative. L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet collaboratif est un moyen idéal de maintenir le travail d’équipe tout en gardant à l’esprit les objectifs premiers.

  1. Les chefs de projet font franchir la ligne d’arrivée à leurs projets

Pour vous assurer que les stratégies sont mises en œuvre, vous devez vous assurer d’avoir le talent et les compétences nécessaires en leadership de projet pour gérer le projet. Aujourd’hui, PMI reconnaît la nécessité d’avoir un trio de compétences dans les domaines du leadership, de la gestion stratégique et commerciale et de la gestion de projets techniques.

L’intelligence émotionnelle et la conscience de soi demeurent des compétences essentielles pour les chefs de projet. Vous devez aussi mieux vous comprendre pour diriger les autres. Prévoyez d’acquérir toute formation juste à temps afin d’avoir les connaissances pratiques nécessaires pour votre rôle dans le projet. Chaque chef de projet devrait disposer d’une feuille de route personnelle pour combler les lacunes en matière de comportement ou de compétences.

  1. Bâtissez une équipe hautement performante

Comment créer un projet ? Vous devriez commencer par vous efforcer de constituer une équipe hautement qualifiée qui peut vous aider à définir les stratégies et les alignements appropriés pour vos programmes et projets. Des chefs de projet capables d’aligner leur vision et de travailler avec leurs équipes exécuteront avec succès des programmes et des projets clés. L’alignement de la vision et de la stratégie sur la mise en œuvre vous aidera à combler ces lacunes.

VOIR PLUS: Comment écrire un projet en 8 étapes faciles?

  1. Surveillez les progrès et le rendement au moyen de la reddition de comptes

La mise en œuvre de toute bonne méthodologie de projet nécessite des rencontres pour discuter des divers projets et programmes qui seront nécessaires. Il est essentiel de tenir des réunions afin de rassembler les points de mire au cours de cette phase et d’atteindre les objectifs suivants :

Communiquer l’information à tous les principaux intervenants, commanditaires et membres de l’équipe est tout aussi important. Les réunions sont un excellent moyen de consolider les ententes, de documenter les mesures à prendre, de cerner les risques et les problèmes et de tenir les membres de votre équipe responsables de leur suivi afin de produire des résultats.

Gardez la ligne de communication ouverte tout au long du projet. Assurez-vous d’assurer un suivi avant, pendant et après les réunions en ce qui concerne les mesures à prendre, les questions et les risques en suspens. Assurez-vous de ne pas faire de micro-gestion et adaptez votre style de leadership en fonction de la situation et du membre de l’équipe, c’est cela mettre en place une une bonne méthodologie de projet.

  1. Écoutez les avis des autres

Les chefs de projet n’ont pas de boules de cristal pour voir l’avenir afin d’éviter des risques et des problèmes inconnus. Ce qu’ils peuvent faire, c’est puiser dans les connaissances collectives de leur équipe.  L’écoute est un ensemble de compétences sous-utilisées par de nombreux leaders, et si vous voulez combler les lacunes, vous devez apprendre à écouter.

Comptez sur les commentaires et la rétroaction de votre équipe, des intervenants et des clients, au besoin. Soyez prêt à filtrer toute information qui n’apporte aucune valeur ajoutée.

VOIR PLUS: Élaboration d’un plan de projet en 5 étapes

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  1. Soyez ouvert et flexible

Chaque projet est unique et si vous vous demandez comment créer une bonne méthodologie de projet, pensez en premier lieu à rester ouvert à toutes propositions. Les chefs de projet doivent être agiles, adaptables et flexibles pour ajuster et corriger le cours de leurs projets. La phase d’exécution du projet révélera des problèmes ou des enjeux imprévus, de sorte que les chefs de projet doivent être prêts à pivoter et à apporter des changements tactiques.

  1. Célébrer les réalisations progressives en cours de route

Comment mange-t-on un éléphant ? Avec une bouchée à la fois. Décomposer les phases d’exécution du projet en plus petites parties. Célébrez à chaque phase. Célébrez les jalons, les gains rapides et les améliorations pour améliorer les processus et le rendement.

La phase d’exécution sera l’une des plus longues et exigera le plus de temps et d’énergie de votre équipe. C’est le moment idéal pour remonter le moral et reconnaître les efforts de l’équipe.

VOIR PLUS: Guide de planification de projet étape par étape

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  1. Il n’y a pas de “je” dans l’équipe

Il n’y a pas de projets qui se réalisent avec succès sans les efforts de votre équipe.  Reconnaissez que votre équipe a joué un rôle déterminant dans la réussite du programme ou du projet et attribuez-le à votre équipe. Le leadership de projet consiste à former d’autres leaders au sein de votre organisation.  De plus, tout grand leader sait que le succès de ses programmes et projets est le fruit d’un travail d’équipe.

  1. Se faire le champion d’une nouvelle réalité

L’échec est difficile à reconnaître sans recul, alors devrions-nous nous faire les champions d’une nouvelle réalité ? J’ai vu de nombreux projets et programmes achever leur mise en œuvre, mais ils n’ont été considérés comme un échec qu’en quelques années. Si vous vous demandez comment créer un projet et le mener à bien alors, pensez à positiver !

Les organisations qui mettent l’accent sur l’harmonisation de leur vision et de leur stratégie dans les programmes et les projets auront un taux plus élevé de réussite des projets. Il est clair que le comblement de ces écarts améliore la capacité d’une organisation à produire des pratiques exemplaires reproductibles et à obtenir un retour sur l’investissement. Une bonne méthodologie de projet est synonyme de succès.

Rappelez-vous les mots du gourou des affaires et de la gestion, Michael LeBeouf, “Un client satisfait est la meilleure stratégie d’affaires de toutes.”

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