Les propriétaires de restaurants, tout en étant conscients de la gestion financière de leur entreprise, sont plus susceptibles de subir des aléas financiers dans la gestion de leur entreprise car des imprévus peuvent survenir très rapidement.

Malheureusement, un comptable financier est un luxe que beaucoup de petits restaurateurs ne peuvent se permettre. Cet article traitera des six principaux problèmes comptables / financiers que les restaurateurs rencontrent souvent dans leur gestion. Si vous désirez monter votre restaurant, apprenez de leurs erreurs et sachez mettre en application la meilleure façon de les prévenir ou de résoudre les problèmes une fois qu’ils surviennent.

Être propriétaire d’une petite entreprise est toujours un défi et le domaine de la restauration est complexe sur le plan financier.

Cet article se concentrera sur les questions qui peuvent être résolues avec de bonnes compétences comptables et de bonnes méthodes procédurales. En enseignant aux futurs restaurateurs comment rechercher les problèmes financiers avant qu’ils ne surviennent, un comptable peut aider le propriétaire à corriger ou à améliorer les techniques financières utilisées pour gérer les profits et réduire les pertes évitables.

Les six questions abordées ici se concentreront sur le :

Premier problème – Absence d’un système comptable
Deuxième problème – Lorsque les principales dépenses d’exploitation sont supérieures au total des ventes.
Problème trois – Offres de menu
Quatrième problème – Inventaire des aliments et des boissons
Cinquième problème – Problèmes qui surviennent lorsque les stocks sont plus élevés que les ventes
Sixième problème – Utilisation d’un bilan et d’un compte de résultat à la fin du mois

En enquêtant sur ces questions, qui sont des problèmes courants pour les propriétaires de restaurants, la gestion de ces questions avant que le restaurant ne soit hors de contrôle financièrement est faisable et peut aider un futur propriétaire à utiliser des méthodes comptables efficaces.

Comment gérer un restaurant : Problème n°1 – Absence d’un système comptable

Le premier problème auquel un restaurateur doit faire face lorsqu’il essaie d’éviter les problèmes de comptabilité est d’investir dans un bon logiciel informatique qui aidera à suivre toutes les transactions.

Certains restaurateurs, recommande QuickBooks pour la tenue d’un grand livre général de toutes les transactions financières qui se produisent dans le restaurant.

Toutes les transactions financières doivent être enregistrées dans le grand livre général pour que des registres exacts soient tenus à jour.

Sans cela, le propriétaire ne sera pas en mesure de gérer le restaurant. Il existe une corrélation directe entre la qualité de la gestion proactive de l’entreprise et la qualité de la gestion des livres du propriétaire. Il est donc primordial pour le propriétaire de mettre en place un système de comptabilité afin d’assurer le bon fonctionnement financier de l’entreprise.

L’absence de contrôles comptables et financiers est la principale raison pour laquelle la plupart des entreprises font faillite et si un restaurant est en difficulté, c’est le premier problème à régler. Le Guide complet des restaurateurs sur QuickBooks est recommandé par de nombreux comptables comme guide pour aider à la mise en place d’un bon système comptable.

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Comment gérer un restaurant : Problème n°2 – Les dépenses d’exploitation sont supérieures au total des ventes.

Selon les statistiques, “les achats d’aliments et de boissons dans les restaurants et les dépenses de main-d’œuvre (salaires plus taxes et avantages sociaux payés par l’employeur) représentent de 62 à 68 cents pour chaque ventes de “produit” dans un restaurant.

C’est ce que l’on appelle en termes comptables le “Prime Cost” (Ratio Matière Première + Ratio Personnel) d’un restaurant et où la plupart des restaurants rencontrent leurs plus gros problèmes.

Ces coûts peuvent être contrôlés. Un propriétaire peut contrôler l’achat et la manutention des produits ainsi que la sélection des menus et les prix. D’autres coûts de production contrôlables pour un restaurant comprennent l’embauche de personnel et la planification du personnel d’une manière économiquement efficace.

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Si le pourcentage du coût de revient d’un restaurant dépasse 70 %, un drapeau rouge est hissé. A moins que le restaurant ne puisse compenser ces coûts plus élevés en ayant, par exemple, une dépense locative très favorable (par exemple, moins de 4% des ventes. D’habitude celui ci est plutôt au alentours des 10%), il est très difficile, voire impossible, d’être rentable.

Les frais de location d’un restaurant (si l’on inclut les taxes, l’assurance et les autres dépenses qui peuvent entrer dans cette catégorie) sont les dépenses les plus élevées qu’un restaurant encourra après les “Prime Costs”. Le loyer moyen est d’environ 10% du chiffre d’affaires d’un restaurant (au maximum).

Puisqu’il s’agit d’une dépense fixe, il ne peut devenir un ratio réduit que par une augmentation des ventes. Si le coût dépasse 8 %, il est utile de diviser le coût d’occupation par 7 % pour savoir quel niveau de ventes sera nécessaire pour maîtriser les dépenses de location afin de ne pas mettre le restaurant en faillite.

Comment gérer un restaurant : Problème n°3 – Offres de menu

La plupart des offres d’un menu sont tarifées par le propriétaire après avoir visité d’autres restaurants concurrents locaux, en regardant leurs offres et les prix des menus.

Cependant, l’établissement du prix des menus ne devrait jamais se faire en regardant simplement les menus de leurs concurrents. L’établissement du prix des menus doit être fait (et périodiquement refait à mesure que les coûts du fournisseur fluctuent) et documenté dans les livres du logiciel.

Certaines compétences en mathématiques seront utiles puisqu’un menu convertit les prix des produits des achats en unités de recettes. Un restaurateur a besoin de connaître le coût de la réalisation d’un plat ou menu.

Comment gérer un restaurant : Problème n°4 – Inventaire des aliments et des boissons

C’est une erreur courante pour les restaurateurs d’examiner l’état des profits et pertes et de supposer que ce qu’ils ont dépensé en nourriture peut être divisé par les ventes au cours de cette période pour trouver le coût de ce qui a été vendu. C’est une erreur.

L’inventaire au début et à la fin de la période doit être connu afin de calculer les coûts alimentaires de façon précise. Pour un restaurant dont les ventes d’aliments s’élèvent à 50 000 €/mois, une différence d’inventaire de 1 000 € entre le début et la fin du mois peut se traduire par un écart de 2 %.

Cette disparité représente la moitié du bénéfice annuel total d’un restaurant à service complet typique. En termes simples, on ne peut pas gérer les coûts des aliments s’ils ne tiennent pas de registres et d’inventaires. Les variations de stocks sont essentielles à prendre en compte lors du calcul des profits et des pertes.

Les feuilles de calcul Microsoft Excel peuvent être utilisées pour suivre les stocks, documenter les prix et connaître tous les totaux des stocks lorsqu’il s’agit d’aliments et de boissons. Le suivi par Excel permet d’éviter les erreurs.

Comment gérer un restaurant : Problème n°5 – Les stocks sont plus élevés que les ventes

Lorsque les stocks alimentaires sont trop élevés, les coûts seront trop élevés et le gaspillage est inévitable. Le calcul des besoins en inventaire est absolument nécessaire pour éviter que les aliments ne se détériorent, qu’ils soient surportionnés dans les recettes ou même volés.

Un restaurant à service complet typique ne devrait pas avoir plus de 7 jours d’inventaire.

Il y a une équation à utiliser pour savoir combien d’inventaire est nécessaire pour qu’un restaurant fonctionne correctement. L’équation est :

Étape 1) Multipliez vos ventes mensuelles moyennes d’aliments par le pourcentage du coût des aliments.
Étape 2) Divisez ce nombre (votre consommation alimentaire mensuelle moyenne) par 30 (jours/mois).

En utilisant cette formule et en tenant des registres de tous les stocks de début et de fin, le problème de perte à cause du gaspillage des aliments est réduit ou éliminé.

Comment gérer un restaurant : Problème n°6 – Utilisation d’un bilan et d’un compte de résultat

Pour qu’un restaurant soit un succès, il doit être exploité comme une grande entreprise par le propriétaire autant que possible. Il faut au moins un rapport hebdomadaire.

Le formatage du rapport doit être catégorisé. L’inventaire, les fournisseurs, la main-d’œuvre et les ventes devraient tous avoir une période de début et de fin. Les dépenses fixes comme le loyer et l’électricité doivent être ventilées / proratisés pour correspondre au rapport s’il s’agit d’un rapport hebdomadaire ou quotidien.

Il n’est pas conseillé d’attendre la fin du mois pour calculer un rapport car les changements se produisent rapidement dans le secteur de la restauration.

Il est très important qu’une date de début et de fin soit incluse dans le rapport et que même les dépenses fixes soient ventilées afin qu’un bénéfice net hebdomadaire puisse être calculé.

Comme mentionné précédemment, Microsoft Excel et d’autres logiciels de suivi peuvent être utilisés pour l’inventaire et d’autres coûts, même pour l’ordonnancement, ce qui entraîne des profits.

Sans un bon suivi de l’inventaire, les surplus, la programmation, le prix des menus, le portionnement et tout ce qui a été couvert dans cette étude, peut entraîner la faillite d’un restaurant.

Un restaurateur doit simplement prendre l’initiative de mettre en place des stratégies comptables simples. Il peut sembler qu’un propriétaire de restaurant doit tout faire ; mais, avec un bon logiciel et une méthode systématique mise en place pour maintenir un restaurant sur la bonne voie financière, cela créera des récompenses financières rapidement.

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